Avant de commencer : la règle qui change tout
Un assistant IA qui ne vous connaît pas écrit comme tout le monde. Un assistant qui connaît vos offres, vos prix, vos conditions et votre façon de parler écrit comme vous. Prenez vingt minutes pour rédiger une page « À propos de mon entreprise » (ce que vous vendez, à qui, vos tarifs, vos délais, trois exemples d'emails que vous avez aimé envoyer) et collez-la dans les instructions de votre assistant, ou au début de chaque conversation. Tout ce qui suit en dépend.
1. Les devis
Dictez votre visite ou votre appel au téléphone : « Cuisine de 12 m², dépose de l'ancien carrelage, pose de 14 m² de faïence fournie par le client, deux jours ». Demandez : « Rédige le devis au format de mes devis habituels, avec mes tarifs, et signale-moi ce qui manque. » Vous relisez, vous corrigez les quantités, vous envoyez. Gain habituel : une soirée par semaine.
2. Les relances de devis et de factures
Exportez la liste des devis sans réponse et des factures en retard. « Écris une relance courte et cordiale pour chacun, adaptée au délai (7 jours, 30 jours, 60 jours). » Dix relances en deux minutes, dans votre ton, à envoyer d'un clic.
3. Les réponses aux demandes clients
Collez l'email reçu. « Réponds en reprenant nos conditions et nos délais, propose deux créneaux, reste chaleureux. » Vous obtenez un brouillon prêt, souvent meilleur que ce que vous auriez écrit entre deux rendez-vous.
4. Les avis Google et les messages sur les réseaux
« Voici trois avis reçus cette semaine. Rédige une réponse personnalisée pour chacun, en remerciant, sans formule creuse, et en répondant précisément à la critique du deuxième. » Répondre à chaque avis fait monter votre fiche dans Google Maps. Avec l'IA, ça prend cinq minutes le vendredi.
5. Les comptes rendus de réunion et d'appel
Enregistrez (avec l'accord des participants) ou prenez des notes rapides. « Fais un compte rendu avec : décisions, qui fait quoi, pour quand, questions ouvertes. » Envoyé dans l'heure, le compte rendu évite la moitié des malentendus.
6. Les posts et la newsletter
Donnez une idée par semaine, pas plus. « À partir de cette anecdote de chantier, écris un post LinkedIn de 120 mots dans mon ton, sans émojis, sans “révolutionner”. » Puis « Décline-le en trois phrases pour Instagram. » Votre communication existe enfin, et elle vous ressemble.
7. La paperasse : factures, justificatifs, TVA
Photographiez les reçus, exportez le relevé bancaire. « Rapproche ces reçus avec ces lignes de relevé, liste ce qui manque. » Les outils de compta font une partie du travail ; l'IA fait le reste, surtout quand les intitulés ne correspondent pas.
8. Les documents longs
Un contrat, un appel d'offres, un règlement. « Résume en dix points, liste les obligations qui me concernent et les dates limites, signale ce qui te paraît inhabituel. » Vous lisez le résumé, vous allez vérifier les points qui comptent. Vingt minutes au lieu de deux heures.
9. Les fiches produits, les annonces, les menus
Pour un commerce, une agence immobilière, un restaurant. « À partir de ces caractéristiques, écris la fiche pour le site, la version courte pour Le Bon Coin, et la version Instagram. » Trois versions cohérentes en une minute, à relire une fois.
10. Les petits outils que vous n'avez jamais eu le temps de faire
Un calculateur de devis pour votre site, un formulaire de prise de rendez-vous, un tableau de suivi. Depuis 2025, un assistant IA sait écrire et publier une petite application en quelques heures. C'est le premier exercice de mon cours gratuit : construire le site d'une boulangerie en moins d'une heure, sans écrire une ligne de code.
Comment s'y prendre sans se décourager
- Une tâche par semaine. Celle qui vous agace le plus. Pas dix d'un coup.
- Gardez les bonnes phrases. Quand une demande donne un bon résultat, copiez-la dans un document. C'est votre méthode qui se construit.
- Relisez toujours. L'IA fait des erreurs confiantes, surtout sur les chiffres et les noms. Rien ne part sans votre lecture.
- Pas de données sensibles sur une version grand public. Pour les données clients, prenez la version professionnelle de l'outil. J'explique pourquoi dans le guide IA et RGPD.